Társasági döntések – speciális szabályok veszélyhelyzetre

A gazdasági társaságok döntéshozó szervei, testületei jellemzően személyes jelenléttel hozzák meg döntéseiket. A kijárási korlátozások bevezetését követően ezen ülések megtartása jellemzően ellehetetlenült. A társaságok többnyire nem voltak felkészülve az alternatív döntéshozatali lehetőségekre, de a szabályozás iránymutatást ad a kérdéses helyzetek kezelésére.

A gazdasági társaságok döntéshozó szervei (tagok gyűlése, taggyűlés, közgyűlés) és egyéb testületi szervei (pl. felügyelőbizottság, igazgatóság) szokásosan a tagok, résztvevők személyes jelenlétével hozzák meg döntéseiket. De a kijárási korlátozások 2020. március 28-i hatályba lépését követően a szociális érintkezések minimálisra szorítása érdekében a személyes jelenléttel való ülések megtartása jellemzően lehetetlenné vált. Ugyanakkor sok társaság, pontosabban létesítő okirataik nem voltak felkészülve egy ilyen helyzetre és nem szabályozták a személyes jelenlétét nem igénylő döntéshozatali lehetőségeket.

Ezt a bizonytalanságot rendezi a veszélyhelyzet során a személy- és vagyonegyesítő szervezetek működésére vonatkozó eltérő rendelkezésekről szóló kormányrendelet, amelynek szabályai a veszélyhelyzet megszűnéséig érvényesek. A rendelet főbb, a gazdasági társaságok legfőbb szervei döntéshozatalára vonatkozó rendelkezéseit foglaljuk itt össze azzal, hogy a nyilvánosan működő részvénytársaságokra vonatkozó további speciális szabályokra nem térünk ki.

Elsőként a döntéshozás akadályozottságát kell vizsgálni

Mindazon társaságok esetében, ahol a döntéshozó szerv a kijárási korlátozásra vonatkozó előírások betartása mellett sem akadályozott a döntéshozatalban (például ahol a döntéshozó szerv tagjai közös háztartásban élnek és így az ülést lakóhelyükön, tartózkodási helyükön meg tudják tartani) a rendeletet nem kell alkalmazni, a döntéshozatal a korábbiakban szokásos módon történhet. Egyszemélyes társaságok esetében pedig az egyedüli tag (alapító) továbbra is írásban határoz és a döntés az ügyvezetéssel való közléssel válik hatályossá.

Bár a rendelet alkalmazásának körében az első döntő lépés annak meghatározása, hogy egy társaság akadályozott vagy sem a döntéshozatalban, egyértelmű választ nem ad a rendelet. Az egyes társaságoknál külön-külön kell megvizsgálni az éppen érvényben lévő kijárási korlátozások figyelembe vételével is, hogy a döntéshozó szerv vajon akadályozott-e a döntéshozatalban.

Alternatív döntéshozatali módok akadályozottság esetén a tagok számától függően

Akadályozottnak minősülő döntéshozatal esetén a tagok, részvényesek személyes részvételét igénylő üléseket tilos megtartani még akkor is, ha azokat már korábban összehívták.

A veszélyhelyzet ideje alatt az akadályoztatott társaságok számára a korábban kivételes döntéshozatali módoknak tekintett:

• elektronikus hírközlő eszköz (pl. Skype, Zoom, Microsoft Teams) igénybevételével tartott ülés és az
  ülés tartása nélküli döntéshozatal (másnevén írásbeli döntéshozatal)
• váltak kizárólagos lehetőséggé a döntéshozáshoz.

A döntéseket a gazdasági társaság tagjainak számától függően kell meghozni:

1. Ha a tagok száma 2-5 fő és a döntéshozó szerv határozatképessége előre láthatóan ily módon biztosítható és valamennyi tag részt tud venni az adott döntéshozatalban: az ülést elektronikus hírközlő eszköz alkalmazásával kell megtartani vagy írásbeli döntést kell hozni.
2. Ha a tagok száma 6-10 fő: a szavazatok többségével rendelkező tagok kérhetik az ülés elektronikus hírközlő eszköz alkalmazásával való megtartását vagy az írásbeli döntéshozatalt.
3. Ha a tagok száma több mint 10 fő: az elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével tartott ülést vagy az ülés tartása nélküli döntéshozatalt az ügyvezetés jogosult kezdeményezni.

Értelemszerűen vannak olyan társaságok, amelyek létesítő okirata a veszélyhelyzet előtt is szabályozta ezeket a speciális döntéshozatali lehetőségeket. Ugyanakkor a rendelet kimondja, hogy ha a társaság létesítő okirata az elektronikus hírközlő eszközök használatának, illetve az ülés tartása nélküli döntéshozatalnak a szabályairól a rendeletben foglaltaktól eltérően rendelkezik, a rendelet egyes garanciális – lentebb részletezett – szabályait be kell tartani. Így a többségi álláspont szerint amennyiben a létesítő okirat már korábban is szabályozta ezeket a döntéshozatali formákat, de nem pontosan úgy, ahogyan a rendelet, akkor nem a létesítő okirat szabályait kell alkalmazni, hanem a rendeletét.

Nem zárható ki azonban olyan értelmezés sem, hogy azon társaságok döntéshozatala, amelyek írásban, vagy videokonferencia útján eleve jogosultak taggyűlési döntéseket hozni, nem is minősül akadályozottnak, hiszen a kijárási korlátozások betartása mellett is saját szabályaik alapján, a rendelet alkalmazása nélkül is meg tudják hozni a szükséges döntéseket.

Ettől függetlenül azt javasoljuk, hogy a rendelet szabályozását kövessék azok a társaságok is, amelyek társasági szerződése a rendelettől eltérően rögzíti ezen döntéshozatali lehetőségeket.

Vezető tisztségviselő feladatai, betartandó garanciális szabályok

A rendelet az elektronikus hírközlő eszközök használatára és az ülés tartása nélküli döntéshozatalra vonatkozó szabályok megállapítására és azoknak a tagokkal való közlésére az ügyvezetést – több önállóan eljáró vezető tisztségviselő esetén a munkáltatói jogok gyakorlására feljogosított vezető tisztségviselőt – jogosítja fel. A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás ekkor sem mellőzhető és a határozat tervezetét a tagokkal közölni kell.

Mindamellett az alábbi minimális, illetve kötelező követelményeket is be kell tartani:

Amennyiben a részvétel elektronikus csatornán valósul meg:

• Meg kell határozni az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket és informatikai alkalmazásokat, és
• ha a társaság ügyvezetése a tagokat (képviselőiket) személyesen nem ismeri, meg kell határozni a személyazonosság igazolásának módját.

Ülés tartása nélküli döntéshozatal esetén:

• a szavazat megküldésére legalább 15 (tizenöt) napot kell biztosítani,
• a határozathozatali eljárás akkor eredményes, ha legalább annyi szavazatot megküldenek az ügyvezetés részére, amennyi szavazati jogot képviselő tag jelenléte a határozatképességéhez szükséges lenne ülés tartása esetén,
• a szavazásra megszabott határidő utolsó napját követő 3 (három) napon belül – ha valamennyi tag szavazata ezt megelőzően érkezik meg, akkor az utolsó szavazat beérkezésének napjától számított 3 (három) napon belül – az ügyvezetés megállapítja a szavazás eredményét, és azt további három napon belül közli a tagokkal,
• a határozathozatal napja a szavazási határidő utolsó napja, ha valamennyi szavazat korábban beérkezik, akkor az utolsó szavazat beérkezésének napja,
• a tag a döntéshozó szerv ülésének összehívását vagy az elektronikus hírközlő eszköz útján való megtartását nem kezdeményezheti,
• a tag szavazata akkor érvényes, ha abból egyértelműen megállapítható a tag személye (név, lakóhely vagy székhely, szervezet esetén képviselőjének neve),a szavazásra bocsátott határozattervezet megjelölése – több határozati javaslat esetén a határozattervezetek sorszáma – és az arra adott szavazat, és
• a tag a szavazatát minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, illetve azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel aláírva is megküldheti.

Vezető tisztségviselő is hozhat döntést a legfőbb szerv helyett

Ha a fentebb részletezett alternatív módokon sem kerül sor a döntéshozatalra, úgy az ügyvezetés dönthet:

• az éves beszámoló elfogadásáról, az eredmény felhasználásáról és
• a döntéshozó szerv hatáskörébe tartozó, azonban a társaság törvényes működésének fenntartásához, a veszélyhelyzet miatt kialakult helyzet kezeléséhez szükséges, valamint
• az ésszerű és felelős gazdálkodás körében felmerülő halaszthatatlan ügyekben.

Ugyanakkor az ügyvezetés döntési jogköre nem korlátlan. Egyrészt előfeltétele a tagok előzetes írásbeli véleményének kikérése. A döntés csak akkor hozható meg az ügyvezetés által, ha:

• a szavazatok 25%-át meghaladó részesedéssel rendelkező tagok legalább a szavazatok 51%-át elérő mértékben a határozati javaslattal szemben nem tiltakoznak és
• amennyiben a gazdasági társaságnak a Ptk. szerinti többségi befolyással vagy minősített többséggel rendelkező tagja van, akkor ez a tag az előzetes írásbeli véleményében a határozati javaslattal szemben nem tiltakozik.

Az ügyvezetés nem dönthet az alábbi kérdésekben:

1. létesítő okirat módosítása, kivéve, ha arra a veszélyhelyzet ideje alatt hatályba lépő jogszabály rendelkezése alapján van szükség,
2. jogutód nélküli megszűnés,
3. átalakulás, egyesülés vagy szétválás elhatározása és folyamatban lévő átalakulásban, egyesülésben vagy szétválásban a döntéshozó szerv hatáskörébe tartozó kérdésben sem dönthet,
4. korlátolt felelősségű társaság, részvénytársaság esetén a jegyzett tőke leszállítása,
5. pótbefizetésről vagy egyéb tőkepótlásról csak akkor dönthet, ha az a tagok társaságban fennálló részesedése mértékét nem érinti és a pótbefizetésre vagy egyéb befizetésre kötelezettek ehhez előzetesen írásban hozzájárulnak.

A veszélyhelyzet megszűnését követően legfeljebb a 90. napra összehívandó rendkívüli ülés napirendjére kell tűzni az ügyvezetés „helyettes” döntését. Bár ezen az utólagos ülésen a legfőbb szerv a döntést megváltoztathatja vagy hatályon kívül helyezheti, az nem érinti az azt megelőzően keletkezett jogokat és kötelezettségeket.

A vezető tisztségviselő azonban a döntésével a társaságnak okozott károkért a szerződésszegéssel okozott kárért való felelősség szabályai szerint felel a társasággal szemben.

Belső kommunikáció – elektronikus írásbeli jognyilatkozat

A rendelet meghatározza a társaságok belső kommunikációjában használható elektronikus üzenetben (e-mail) foglalt nyilatkozatok megtételére vonatkozó szabályokat is.

A gazdasági társaság szervei az írásbeli jognyilatkozatokat – ideértve a döntéshozó szerv működésével összefüggő okiratokat is (pl. meghívó taggyűlésre, ahol a társaság nem akadályozott vagy meghívó elektronikus eszköz igénybevételével megtartásra kerülő ülésre, illetve írásbeli döntéshozatal esetén a határozat tervezete) – minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, ennek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel aláírva a tag e-mail címére is megküldhetik.

A tagok a társasággal kapcsolatos jognyilatkozataikat e-mailben is közölhetik:

• Ha a tag jogi személy, a jognyilatkozatát minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással, ennek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel kell aláírni.
• A természetes személy tag a jognyilatkozata elektronikus aláírására nem köteles, azonban a jognyilatkozatnak a tag azonosíthatóságához szükséges adatokat tartalmaznia kell.

Egyfajta könnyítésként tehát a veszélyhelyzet idején nem szükséges a papír alapon aláírt nyilatkozatokat postán, illetve futárral megküldeni vagy a külön kinyomtatott, aláírt nyilatkozatot e-mail mellékleteként megküldeni, hogy a Ptk. szerinti írásbeli jognyilatkozatnak minősüljön, hanem elég a rendelet alapján eljárni és elektronikus írásbeli jognyilatkozat formájában (e-mailben) megküldeni azt.

Lejárt megbízatások automatikus meghosszabbodása

A rendelet azt az esetet is rendezi, ha a társaság vezető tisztségviselőjének vagy testületi tagjának, valamint állandó könyvvizsgálójának a megbízatása a veszélyhelyzet ideje alatt szűnne meg. Ilyenkor – bizonyos a rendeletben meghatározott megszűnési okokat kivéve – a megbízatás alapítói határozat vagy döntéshozó szervi határozat hiányában a veszélyhelyzet megszűnését követő 90. (kilencvenedik) napig fennmarad, és a vezető tisztségviselő, a testületi tag, valamint az állandó könyvvizsgáló legkésőbb eddig az időpontig köteles feladatát ellátni.

Ellenjegyzéshez kötött döntések

Bár a rendelet szabályozza a személyes jelenlétet nélkülöző ülésen való döntéshozatali lehetőségeket, illetve bevezeti az ügyvezetés helyettesítő döntési jogkörét, az így meghozott döntések sok esetben jogtanácsosi vagy ügyvédi ellenjegyzéshez kötöttek. Szerencsére vannak megoldások az az ügyvéddel való személyes találkozás nélküli ellenjegyzésre is.

Amennyiben pedig az alternatív döntéshozatali módok kényszerűség szülte alkalmazása beválna, a veszélyhelyzet megszűnése után vagy akár már annak ideje alatt célszerű lehet ezeket a társaságoknak létesítő okiratukba belefoglalni, (újra)szabályozni.

Forrás: www.ado.hu